电子邮件是同事、客户和顾客之间最常用的沟通方式。事实上，电子邮件如此受欢迎，以至于一项研究预测，到2021年，几乎3200亿封电子邮件将每天发送。那就是十亿加个b .每天。
发送和接收电子邮件简单、便宜、高效。但是存储电子邮件供将来参考或重新发现完全是另一回事。备份您的电子邮件系统对于灾难恢复非常有用，但是对于长期、可搜索的保留来说，电子邮件存档是一个更好的解决方案。
电子邮件存档不同于电子邮件备份(是的，您需要两者都做)
电子邮件备份和电子邮件存档听起来像是可以互换的术语，但它们的用途却大相径庭。
备份是电子邮件或数据的定期快照，主要用于数据丢失或损坏时的灾难恢复。同时，电子邮件存档是连续的。它不会丢失任何在拍摄备份“快照”时未使用的电子邮件数据，这些数据可能在将来需要。
备份在发生重大数据丢失时很有帮助，但是备份大量数据会给存储基础架构带来压力，而且成本非常高。存档与您的备份配合使用，以减少存储压力和开支，并且旨在长期保留。
您需要电子邮件存档解决方案的10个原因
备份电子邮件是数据恢复的明智之举，但是存档你的电子邮件是天才水平。以下是10个原因:
1.货币储蓄
备份电子邮件时，现场数据存储会变得非常昂贵。鉴于大多数企业生成的电子邮件数量，您不断增加容量，这占用了空间并需要维护。
当您存档电子邮件时，您只需为您使用的存储付费。此外，数据经过重复数据消除以减少存储容量，从而提高了成本节约。
2.节省时间
在某个时候，有人会从一封旧邮件中寻找特定的信息，寻找这些信息可能会很乏味。这埃尔克霍恩地区学区受够了传统的基于磁盘的存储，所以它转而使用Arcserve电子邮件存档。归档电子邮件使信息技术团队能够轻松快速地搜索和检索重要的电子邮件，并消除了“按邮箱”支付模式，从而降低了学区的成本。
3.提高效率
基于云的电子邮件归档通过电子邮件检索和跟踪关键指标的中心来简化归档管理。简单的界面意味着不需要熟练的专家来管理数据备份。
4.法律保护
电子邮件存档工具减轻了保存旧电子邮件的压力，以防诉讼需要它们。存档允许您实施法律封存，以确保敏感电子邮件不会被销毁，并实时捕获与当前诉讼相关的电子邮件。
一些存档解决方案允许您对电子邮件进行标记和评论，使法律顾问在电子发现过程中可以轻松搜索这些电子邮件，
5.合规要求
今天的全球经济意味着总会有新的规则来引导。BIR挪威最大的废物管理公司之一，在GDPR迫在眉睫的时候亲身经历了这一点。BIR现有的备份解决方案难以管理，因此该公司转而使用Arcserve UDP和电子邮件存档。
Arcserve帮助BIR简化了备份和归档，并遵循特定于行业的准则来归档不同类型的数据，例如从电子邮件中搜索和删除个人详细信息。在Arcserve的帮助下，BIR得到了遵守GDPR的保证。
6.商业智能
电子邮件存档增强的可搜索性使您可以通过简单的搜索访问重要的业务信息。搜索功能还可以帮助您识别和跟踪有洞察力的业务数据，例如哪个员工在高价值的客户组织中拥有最好的联系人。
7.简化的生命周期管理
随着经济从2020年开始复苏，我们可以预计组织内会有大量的人员流动。电子邮件存档可以在保留期到期时自动删除电子邮件记录，从而帮助简化员工离职。
8.安全
企业级组织是网络犯罪的常见目标，因此安全始终是重中之重。电子邮件存档工具可以通过在发送和接收电子邮件时将其作为加密的、不可更改的公司记录来捕获和保留，从而帮助保护敏感数据。这不仅可以保护机密对话，还可以保护知识产权，防止知识产权丢失，并提供无可辩驳的证据证明知识产权属于您的公司。
9.微软交换的数据保护
微软Office 365在商业应用中非常受欢迎。但由于微软的责任共担模式，Office 365不提供长期留存。
归档Microsoft Exchange电子邮件不仅可以让你搜索当前员工的电子邮件记录，还可以让你在员工离开公司后保留他们的电子邮件，以防诉讼需要他们。
10.业务连续性和灾难恢复
在两个站点之间复制数据可确保文件和服务器在一个站点发生故障时可以恢复。本质上，电子邮件存档为您的电子邮件备份提供了备份。
电子邮件文件在异地存档，远离公司网络，因此在遭受勒索软件攻击时不会被破坏。由于电子邮件存档位于云中，因此随时随地都可以访问。
电子邮件归档和备份并不等同，但它们都是满足您的长期保留和灾难恢复需求所必需的。电子邮件归档解决方案可帮助您的组织维护法律和法规遵从性、节省资金、优化存储并提高性能。
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IT解决方案
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